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今回は、エクセルマスタ機能の特徴やメリットやデメリット、活用シーンについてご紹介します。

エクセルマスタ機能とは

エクセルマスタ機能は、ビズリポが提供する外部Excelファイルとの連携機能です。この機能の最大の特徴は、データをビズリポ内に取り込まずとも、外部で管理されているExcelファイルを参照できることです。企業内で既に運用されているExcelベースのデータ管理を活かしつつ、ビズリポの強力なデータ処理能力を組み合わせることで、効率的なデータ活用が可能になります。特に複雑なカテゴリ分けや細かな条件分岐を必要とするケースにおいて、その真価を発揮します。

エクセルマスタの便利なポイント！

① 高度なカテゴリ分類機能

エクセルマスタの最大の強みは、複雑な条件に基づいた精密な出力が可能な点です。

・複数条件の組み合わせによる出力：商品名、仕様、メーカー、価格帯など、複数の条件を組み合わせた高度な出力が可能です。

以下のような複雑な納期設定にも対応できます。
・メーカーからくる納期によって、自社ECとしての納期を変更したい
・メーカーごとに納期を細かく変更したい

１．以下のような納期マスタを準備し、納期の変換ルールをエクセルとして作成します。

２．以下のような商品情報をメーカーから受領します。

３．ビズリポでは以下のように納期を変換して出力することができます。

・販売チャンネル別の商品カテゴリの出力：自社ECや他のECサイトなど、複数の販売チャンネルで異なるカテゴリで出品している商品でも、エクセルマスタでカテゴリを整理しておけば管理が簡単です。ECサイトで指定のカテゴリが変わっても、エクセルマスタを更新すれば一括で反映させることができます。

② 別システムのデータをそのまま活用できる。

別のシステムで管理されているデータをエクセルのまま取り込むことで、ビズリポで取込み処理をすることなく参照できるようになります。社内の基幹システムのデータの変更を反映させたい、といった場合にもビズリポで取込みを実行することなく、エクセルファイルを更新するだけで反映することができます。

エクセルマスタのデメリット

便利なエクセルマスタ機能ですが、いくつかの制約や注意点も存在します。

① データ量の制限

Excelの仕様上、扱える行数やカラム数などには上限があります。Excel 2007 以降のバージョンでは、最大行数が 1,048,576 行ですので、それを超える行数のファイルは作成することはできません。

② 更新履歴が確認できない

ビズリポ内のデータを更新した場合には、ビズリポ内に更新履歴が残ります。エクセルファイルを更新した場合には、更新履歴が保存されないため、ビズリポ外で更新履歴を管理する必要があります。

まとめ

ビズリポのエクセルマスタ機能は、特に「カテゴリ分け」と「条件分岐」における高い柔軟性と精度が特長です。既存のExcelデータを活用しながら、複雑な条件に基づいたデータ分類や処理の自動化を実現できます。